“OOO님, 혹시 이거 언제까지 가능할까요?”라는 메시지를 보냈는데, 한참 뒤 “이거요? 어떤 거 말씀이신가요?”라는 답이 돌아온 경험이 있나요? 비즈니스 메신저는 빠르고 편리한 소통 도구이지만, 오해와 실수를 낳기도 쉽습니다. 정제되지 않은 말은 곧바로 오해로 이어지고, 불필요한 커뮤니케이션 비용을 발생시키죠.
저는 첫 직장에서 비즈니스 메신저 사용에 서툴러 여러 번의 실수를 겪었습니다. 짧은 문장 하나 때문에 팀원들과 오해가 생기기도 하고, 중요한 내용을 놓쳐 업무에 차질이 생기기도 했죠. 하지만 몇 가지 원칙을 세워 메신저 사용 습관을 바꾼 후, 저의 커뮤니케이션 능력이 몰라보게 향상되었습니다. 이 글에서는 제가 직접 경험하며 깨달은, 비즈니스 메신저에서 실수하지 않는 7가지 대화법을 소개합니다.
1. 목적을 가장 앞에, 한눈에 보이게
메신저 대화는 이메일보다 짧고 간결해야 합니다. 하지만 간결함이 곧 모호함을 의미하지는 않습니다. 상대방에게 무엇을 원하는지, 왜 메시지를 보내는지 가장 먼저 명확히 밝히세요.
- Before:
안녕하세요, 이거 혹시 확인해주실 수 있나요? - After:
[요청] A 프로젝트 기획안 검토 요청: 오늘 오후 3시까지 가능할까요?
이렇게 하면 상대방은 메시지를 보는 순간, 무엇을 해야 하는지, 언제까지 해야 하는지 즉시 알 수 있습니다. 불필요한 질문과 답을 주고받는 시간을 획기적으로 줄일 수 있죠.
2. 한 문장에 한 가지 내용만 담기
메신저는 긴 문장을 읽기에 적합한 환경이 아닙니다. 여러 내용이 섞인 문장은 상대방을 혼란스럽게 만듭니다.
- Before:
OOO님, 자료는 제가 보낸 거 보시면 되고, 일정은 다음 주에 다시 잡아야 할 것 같아요. - After:
OOO님, 자료는 제가 보낸 메일 참고 부탁드립니다.일정은 다음 주에 다시 잡는 게 좋겠습니다.
단문으로 끊어 보내면 상대방이 내용을 더 쉽게 이해하고, 중요한 내용을 놓치지 않게 됩니다.
3. ‘지금’ 대화할 수 있는지 먼저 묻기
상대방이 바쁜 상황일 수도 있습니다. ‘안녕하세요’만 보내고 답장을 기다리는 대신, ‘지금 괜찮으세요?’ 또는 ‘잠깐 이야기 나눌 수 있을까요?’라고 먼저 물어보세요. 이 작은 배려는 상대방에 대한 존중을 보여주며, 당신의 메시지가 부담으로 다가가지 않게 합니다.
4. 중요한 내용은 ‘강조’하고 ‘정리’하기
복잡한 내용이나 중요한 결정 사항은 볼드체, 기울임꼴, 목록 등을 활용해 강조하세요. 대화가 길어지면 핵심 내용을 다시 한번 정리해 보내는 것도 좋은 방법입니다.
- 예시:
오늘 회의에서 결정된 내용입니다. / **다음 주까지 OO팀에서 담당할 3가지 업무입니다:** / 1. ... / 2. ... / 3. ...
5. 이모티콘과 이모지를 적절히 사용하기
비즈니스 메신저에서 이모티콘 사용은 조심스럽지만, 적절하게 사용하면 분위기를 부드럽게 만들 수 있습니다. 특히 긍정적인 메시지를 전달할 때 😄나 👍 같은 이모지를 사용하면 메시지에 온기를 더할 수 있습니다. 하지만 과도한 이모티콘 사용은 가벼운 인상을 줄 수 있으니 주의해야 합니다.
6. ‘오전 9시’에 보내는 메시지, ‘오후 10시’에 보내는 메시지
메신저는 시간 제약이 없어 편리하지만, 업무 시간 외 메시지는 상대방에게 부담을 줄 수 있습니다. 급한 일이 아니라면 아침 업무 시작 시간인 9시나 점심시간 이후에 메시지를 보내는 것이 좋습니다. 상대방의 개인 시간을 존중하는 것은 비즈니스 매너의 기본입니다.
7. ‘답장이 없으면 한 번 더’ 원칙
메신저는 이메일처럼 상대방이 내용을 ‘확인했는지’ 알기 어렵습니다. 중요한 내용을 보냈는데 답장이 없다면, 상대방이 바빠서 못 봤거나 메시지가 누락되었을 가능성이 있습니다. 하루 정도 기다린 후, 한 번 더 메시지를 보내 확인하는 센스가 필요합니다.
결론: 메신저는 ‘효율적인 소통’을 위한 도구
비즈니스 메신저는 빠르고 편리한 도구이지만, 올바른 사용법을 모르면 오히려 업무 효율을 떨어뜨릴 수 있습니다. 오늘 알려드린 7가지 대화법은 당신의 커뮤니케이션 능력을 한 단계 더 끌어올려줄 것입니다. 이 작은 습관의 변화가 당신의 업무를 더 원활하게 만들고, 당신을 ‘일잘러’로 보이게 할 것입니다.
오늘 보낼 첫 메시지는 어떻게 작성하시겠어요?