지메일 숨겨진 기능에 대해 알고 계신가요? 오늘은 업무 속도를 높여줄 수 있는 기능에 대해 이야기 해보려고 해요.
한 예시로 매일 쏟아지는 이메일 속에서 허우적대고 있나요? “잠깐만요, 이메일 확인하고 갈게요”라는 말을 달고 살고 있지는 않으신가요? 저 역시 그랬습니다. 퇴근 시간 직전까지도 끝없이 쌓이는 이메일에 지쳐 정작 중요한 업무는 미처 끝내지 못하는 일이 다반사였죠. 그러다 문득 ‘이메일 관리를 효율적으로 할 수는 없을까?’라는 의문이 들었고, 지메일의 숨겨진 기능들을 하나씩 파고들기 시작했습니다. 놀랍게도 지메일은 단순히 이메일을 주고받는 도구를 넘어, 당신의 업무 속도를 획기적으로 높여줄 강력한 기능들을 숨겨놓고 있습니다.
이 글에서는 제가 직접 사용하며 이메일 관리 시간을 절반 이상으로 줄이고 업무 효율을 2배 이상 높였던 지메일의 숨겨진 기능 7가지를 소개합니다. 이 꿀팁들을 활용하면 당신의 이메일 관리가 훨씬 더 쉬워질 겁니다.
숨겨진 기능 1. 전송 취소 기능: 실수해도 괜찮아
이메일을 보내자마자 “아차!” 하고 후회한 적이 있나요? 저도 오타를 발견하거나 첨부 파일을 빼먹고 보낸 적이 한두 번이 아닙니다. 지메일에는 보낸 이메일을 일정 시간 동안 취소할 수 있는 기능이 있습니다.
- 설정 방법:
설정(톱니바퀴 모양)→모든 설정 보기→일반탭에서 ‘보내기 취소 기간’을 5초, 10초, 20초, 30초 중 원하는 시간으로 설정하세요. - 효과: 30초의 여유 시간은 당신의 실수를 만회할 수 있는 황금 같은 기회를 제공합니다. 보내기 버튼을 누르자마자 ‘실행 취소’ 버튼이 나타나는데, 이 버튼을 누르면 이메일 전송을 취소할 수 있습니다. 저는 이 기능을 30초로 설정해두고, 이메일을 보낸 후 꼼꼼히 다시 한번 확인하는 습관을 들였습니다.
숨겨진 기능 2. 스마트 답장: AI가 미리 쓰는 답장
지메일은 받은 이메일의 내용을 분석해 간단한 답장 옵션을 자동으로 생성해 줍니다. 예를 들어, “회의 참석 여부”에 대한 이메일을 받으면 ‘참석하겠습니다’, ‘참석이 어렵습니다’, ‘나중에 알려드릴게요’와 같은 답장 옵션이 하단에 나타납니다.
- 효과: 간단한 답장은 이 버튼을 누르는 것만으로 해결되어 시간을 크게 아낄 수 있습니다. 매번 똑같은 내용의 답장을 타이핑할 필요가 없어지니, 이메일 처리에 걸리는 시간이 확 줄어드는 것을 느낄 수 있습니다.
숨겨진 기능 3. 필터링 기능: 이메일 자동 분류기
특정 발신자의 이메일은 받은 편지함이 아닌 다른 곳에 자동으로 보관하고 싶으신가요? 저도 처음에는 모든 메일을 받은 편지함에서 일일이 확인하느라 시간을 많이 낭비했습니다. 필터 기능을 활용해 이메일을 자동 분류하세요.
- 설정 방법: 검색창 오른쪽의
필터 아이콘클릭 → 발신자, 제목 등 원하는 조건을 입력 →필터 만들기클릭 → ‘라벨 적용’, ‘받은 편지함 건너뛰기’ 등 원하는 동작 설정. - 예시: 저는 회사에서 오는 공지 메일이나 뉴스레터는 ‘회사 공지’라는 라벨을 자동으로 붙이고 받은 편지함을 건너뛰도록 설정했습니다. 이메일이 들어오는 순간 자동으로 분류되니, 중요한 업무 메일에만 집중할 수 있게 되었습니다.
숨겨진 기능 4. 템플릿: 자주 쓰는 답장을 한 번에
자주 보내는 이메일 내용이 있다면 ‘템플릿’으로 저장해두세요. 매번 같은 내용을 다시 쓸 필요가 없어 편리합니다. 저는 거래처에 보내는 제안서나 협업 요청 메일 내용을 템플릿으로 만들어두고 사용합니다.
- 설정 방법:
설정(톱니바퀴 모양)→모든 설정 보기→고급탭에서 ‘템플릿’을 사용함으로 설정하세요. - 사용 방법: 이메일 작성 시 오른쪽 하단
점 세 개(더보기)클릭 →템플릿에서 원하는 템플릿 선택. - 효과: 템플릿을 활용하면 반복적인 타이핑 시간을 줄일 수 있을 뿐만 아니라, 중요한 내용이 누락되는 실수를 막을 수 있습니다.
숨겨진 기능 5. 예약 전송: 원하는 시간에 이메일 보내기
업무 시간 외에 이메일을 보내면 상대방에게 부담을 줄 수 있습니다. 밤늦게 작성한 메일이 상대방에게 ‘저 사람도 야근하는구나’라는 부담을 줄 수 있기 때문입니다. 예약 전송 기능을 사용해 작성한 이메일을 원하는 날짜와 시간에 보내세요.
- 사용 방법: 이메일 작성 시
보내기버튼 옆의화살표클릭 →전송 예약선택. - 효과: 저는 이 기능을 활용해 퇴근 후 작성한 메일을 다음 날 아침 9시에 보내도록 설정합니다. 덕분에 상대방에게는 ‘정시에 업무를 시작하는 사람’이라는 인상을 줄 수 있고, 저 역시 퇴근 후 업무 부담을 덜 수 있었습니다.
숨겨진 기능 6. 미리 보기 창: 클릭 없이 이메일 확인
이메일을 클릭하지 않고도 내용을 바로 확인할 수 있는 기능입니다. 이 기능은 특히 수많은 이메일을 빠르게 스캔하고 분류할 때 유용합니다.
- 설정 방법:
설정(톱니바퀴 모양)→모든 설정 보기→받은 편지함탭에서 ‘미리보기 창 사용’ 체크. - 효과: 받은 편지함 목록과 내용이 한 화면에 동시에 보여, 이메일 확인 시간을 단축할 수 있습니다. 불필요한 메일은 클릭 없이 바로 삭제할 수 있어 이메일 정리 시간이 획기적으로 줄어듭니다.
숨겨진 기능 7. 지연 전송: 미래의 나에게 이메일 보내기
‘내일 아침에 이 일 꼭 해야지’라고 생각하고 이메일을 작성한 뒤, 지연 전송 기능으로 내일 아침에 자신에게 보내보세요. 중요한 일을 잊지 않도록 도와주는 나만의 알림 도구가 됩니다.
- 사용 방법: 보낼 사람에 자신의 이메일 주소를 입력하고 예약 전송.
- 효과: 이메일은 가장 효과적인 알림 방법 중 하나입니다. 지연 전송을 활용하면 복잡한 할 일 목록 앱을 사용할 필요 없이, 중요한 일을 잊지 않도록 상기시켜줄 수 있습니다.
결론: 지메일, 이제 똑똑하게 사용하세요
지메일은 단순히 이메일 서비스가 아닙니다. 이메일 관리를 넘어, 당신의 업무 습관 자체를 바꿔줄 잠재력을 가지고 있습니다. 오늘 알려드린 7가지 기능들을 하나씩 적용해 보세요. 처음에는 낯설겠지만, 익숙해지면 이 작은 변화가 모여 당신의 업무 속도를 획기적으로 높여줄 겁니다.