다들 회의 시간이 적정하다고 생각하시나요? 저는 효율적인 회의를 선호하는 편인데요. 어떻게 하면 회의시간을 똑똑하게 잘 활용할 수 있을지 생각해보다가 알게된 꿀팁이 있어서 오늘 알려드리려고 합니다.
“회의는 길고, 결정은 없다.” 직장인이라면 누구나 공감할 만한 말입니다. 저 역시 하루 절반을 회의실에서 보내는 날이 많았습니다. 길고 지루한 회의 끝에 얻는 것은 허무함과 쌓여 있는 업무뿐이었죠. 하지만 회의의 비효율성을 개선하기 위해 몇 가지 원칙을 적용한 후, 회의 시간을 1/3로 줄이는 동시에 만족스러운 결과를 얻을 수 있었습니다.
이 글에서는 제가 직접 경험하며 효과를 본 회의 시간을 1/3로 줄이는 똑똑한 회의 진행법을 소개합니다. 이 방법들을 활용하면 당신의 팀 회의도 훨씬 더 생산적으로 바뀔 겁니다.
1단계: 회의 전 10분, ‘준비’가 모든 것을 결정한다
회의의 효율은 회의실에 들어가기 전에 이미 결정됩니다. 철저한 사전 준비는 회의 시간 낭비를 막는 가장 확실한 방법입니다.
1. 명확한 목적과 목표 설정하기 ‘프로젝트 진행 상황 점검’처럼 막연한 회의 목적은 지양해야 합니다. 대신, ‘프로젝트 A의 문제점 3가지 파악 및 해결책 논의’처럼 구체적인 목표를 설정하세요. 저는 회의를 소집할 때마다 “이번 회의의 결과물은 무엇인가?”라는 질문을 스스로에게 던졌습니다. 이 질문에 답할 수 없다면, 회의를 취소하거나 1:1로 해결하는 것이 더 효율적입니다.
2. 최소한의 인원만 초대하기 회의에 많은 사람이 참석할수록 의사 결정은 느려집니다. 회의 목적에 직접적으로 관련된 핵심 인원만 초대하세요. 회의 목적과 관련이 없는 사람들은 참석을 요청받아도 부담스럽고, 오히려 회의의 집중도를 흐트러뜨릴 수 있습니다. “아, 저 사람까지 이 회의에 왜 들어와 있지?”라는 생각을 하게 만드는 순간 회의는 이미 길어지기 시작합니다.
3. 안건과 자료를 미리 공유하기 회의에 앞서 안건과 관련 자료를 미리 공유하는 것은 필수입니다. 저는 회의 30분 전에 회의 자료를 팀원들에게 보냅니다. ‘회의 시간 중 자료 읽기’처럼 불필요한 시간을 없애고, 모두가 안건에 대해 미리 생각해 올 수 있도록 하기 위함입니다. 이렇게 하면 회의실에서는 자료를 읽는 시간이 아니라, 의견을 나누고 결정하는 시간에만 온전히 집중할 수 있습니다.
2단계: 회의 중 15분, ‘진행’이 핵심이다
준비를 마쳤다면, 이제 회의를 효율적으로 진행할 차례입니다.
1. 시작은 요약으로, 끝은 결론으로 회의를 시작할 때, 사회자는 회의의 목적과 목표를 다시 한번 요약하고, 예상 소요 시간을 공지하세요. “오늘 회의는 20분간 진행되며, 프로젝트 B의 다음 스텝을 결정하는 것이 목표입니다”와 같이 명확하게 시작하면, 모두가 같은 방향을 바라보게 됩니다. 회의가 끝날 때는 오늘 결정된 내용과 다음 행동 계획을 반드시 정리하고, 누가 무엇을 언제까지 할지 명확하게 공지해야 합니다.
2. 타이머를 활용한 시간 관리 토론이 길어져 원래의 목적을 잃고 엉뚱한 방향으로 흘러가는 경우가 많습니다. 저는 회의 주제별로 타이머를 설정해 두었습니다. 예를 들어, ‘주요 문제점 토론’에 5분, ‘해결책 제안’에 10분처럼 시간을 할당하는 거죠. 타이머가 울리면 가차 없이 다음 안건으로 넘어갑니다. 이 방법은 모두가 정해진 시간 안에 의견을 제시하도록 유도하여 불필요한 논쟁을 막아줍니다.
3단계: 회의 후 5분, ‘정리’가 성과를 만든다
회의의 성과는 회의실 문을 닫는 순간부터 시작됩니다. 회의에서 나온 결정을 실행으로 옮기려면 명확한 정리가 필수입니다.
1. 회의록은 30초 안에 공유하기 회의가 끝나자마자 회의록을 작성해 공유하세요. 복잡한 회의록 대신 ‘오늘의 결정’, ‘다음 할 일(Action Item)’, ‘담당자’만 간결하게 정리하는 것이 중요합니다. 저는 회의가 끝나자마자 슬랙이나 팀즈에 결정된 내용을 바로 공유했습니다. 덕분에 모두가 회의 내용을 다시 확인하고, 각자 맡은 업무를 즉시 시작할 수 있었습니다.
결론: 회의는 ‘논의’가 아닌 ‘결정’을 위한 시간
오늘 제가 이야기 해드린 꿀팁들을 보니 회의를 효율적으로 잘 운영할 수 있을 것 같다는 느낌이 들지 않으신가요? 저는 이 내용들로 많은 도움을 받았었는데, 다들 회의 시간을 똑똑하게 잘 활용하는 꿀팁이 되었으면 해서 이 글을 써봤습니다.
예전의 저는 회의가 길수록 열심히 일하는 것이라고 착각했습니다. 하지만 회의는 논의를 위한 시간이 아닌, 명확한 ‘결정’을 위한 시간이라는 것을 깨달았습니다. 오늘 알려드린 3단계 진행법은 단순히 회의 시간을 줄이는 것을 넘어, 팀원들이 회의를 통해 더 큰 성과를 낼 수 있도록 도와줄 것입니다.
오늘부터 이 방법을 활용해 당신의 회의를 바꿔보세요!